《靠谱:顶尖咨询师教你的工作基本功》


与这本书的渊源

这本书是我刚步入社会工作时读的(三年前),我记得那时在神奈川县实习完,搬到日立的海边。那里相对乡下,很少见到外国人,甚至长达几个月的时间里我都未曾见到国人。所以平常工作上都是与日本人进行交流,对于我这个外国人,初步进入日本的公司,即便我在此之前有了在日的生活和学习的经验,但是一到实际工作,各方面仍很有挑战(语言、工作习惯、文化障碍、疫情等等)。

正是在这样的背景下,我力求打破僵局,寻求自身的提升,于是在偶然间读到了这本日本人写的关于工作方面的实操书籍,让我在工作习惯和思维上有了很大的提升。也让我逐渐习惯日式的思维,并且慢慢地获得了上司的信任。

我记得那段时间每晚都加班到很晚回家,我回家要么读《西游记》寻求某种慰藉,要么读这本书来提升技能。那时的感觉就好像一个初入武林被人吊打的菜鸟,受挫中暗下决心想要还以颜色,于是趁着夜深人静的时候偷学武林秘籍,第二天又找人练手,如此反复。

这本书对我而言,就是那样的武林秘籍。尽管现在的我仍未成为“武林高手”,但这并未阻挡住我想要成为“武林高手”的心。另外,那时这本书给我带来的影响始终让我无法忘怀,遂写下此文,当作记录。


这本书讲了什么?

正如这本书的书名一样,作者是出身顶级咨询公司的咨询师,拥有很强悍的工作基本功。在国内,我们对咨询师的了解可能不是很深,但咨询师是个很考验人的工作。

我记得我的日本同期里面好几个去了世界顶级的咨询公司(比如麦肯锡、 埃森哲),他们都属于同期里面的佼佼者。但即便是这样,他们也常常在应聘中受挫,因为这些顶级咨询公司对于个人能力要求极高,你的逻辑思维能力,临场应变能力,分析能力等等各方面的能力都会在面试或者笔试中体现,不是刷高分就能进去。所以,能进这样公司的人,各方面能力都很扎实。

基于这样的咨询师能力背景,作者采访了之前活跃在咨询一线的同行,让他们回忆15年前刚进入社会工作的情景,并把从中采访到的经验、技能进行整理,构成了这样的一本书。

所以这本书主要讲实操性很强的工作方面的技能和经验,是初入社会不久的年轻人非常实用的一本工作技能书籍。主要分为四大块:

  1. 沟通技巧
  2. 思考技巧
  3. 材料制作技能
  4. 商业精神

接下来我会以此为顺序进行梳理、总结,并融入我的思考和实践结果。


沟通技巧

这一章主要讲沟通、表达,不仅在工作,我觉得在生活上也非常实用。


结论先行

日语里面叫“結論から言うと”,我在公司实习培训的时候也被这样训练过。

就是你在向你的上级报告的时候(在日本工作的时候我每天下班前都要向上级报告),应该先说结论,而不是先说原因。这样的好处是直入主题,简单高效。等说完结论后,再阐述原因,最后再提结论。比如可以遵循PREP模式:

  1. Point (结论)
  2. Reason (依据)
  3. Example (具体事例)
  4. Point (重申后结束)

工作中别人要你报告某件事的进展时,就可以遵照这个进行练习,久而久之,就会养成汇报时条理清晰的习惯了,而不是别人问你,你为了怕丢面子而随便应付下,从而漏洞百出。

这个结论先行就是类似归纳法,而不是像演绎法那样先说原因再说结论。

报告自不必说,日常邮件、说话、回答问题、会议推进等,都应遵循PREP模式,结论先行。

《靠谱:顶级咨询师教你的工作基本功》 P.7


Talk Straight

就是如实地说,而不是找借口,直接回答”是“或者“不是”,因为这样反而更能获得对方的信任。有时候我们会担心受批评,而会去找借口,这样反而会让人觉得不靠谱。

因为平常对方问你事情的情况,很多时候是为了把握事情的整体,倘若我们找借口,只能让事情本身变得更加混乱。虽然有时候不可避免的碰到一些人际关系的问题,但是从整体考量,直接了当地说出来,无疑更加高明。倘若在汇报问题时,能给出几个解决方案,让上司选择,那就更高明了。对于这一点我深有感触,因为我以前碰到问题的时候,会下意识地在阐明问题后提出解决方案,供上司选择,对方会很乐意见到这样的汇报。


用数据、事实、逻辑说话

这一点对于初入职场的新人而言就是杀手锏,因为你本身没有经验,对方对你的意见一般不会太看重,而如果你能摆事实、列数据的方式,会很有说服力。

我记得之前在日本工作的时候,作为新人被安排在规定时间内完成一件任务,然后我一算时间,根本不可能完成,于是我跟上司汇报了情况,说这件事在这个时间内不可能完成,随后我给他列了数据,大致是这样的:

总共1000条数据,每条数据的核查时间大概是1分钟(经过实践验证后的结论),所以总共是3000分钟,也就是50个小时,一天的工作时间是8小时,还要除去休息、吃饭的时间,所以保守估计在10天后才能完成。

而当时上司给我们的任务是3天,听我这么一说,发现挺有道理,于是马上向上级申请给我们追加了时间。倘若我们一开始凭感觉说这件事做不完,那么显然没有说服力,对方可能还会觉得你会偷懒。

这个习惯对于计算工期非常有帮助,可以说贯穿了我的工作生活。当你不知道完成一件事要多久的时候,可以先小范围实践测试下,然后整体算下,就能大致推算出工期,而不是凭感觉。‘


让对方能听得懂(说人话)

能让对方听得懂,听起来似乎是个很简单的事情,其实这对个人能力要求很高,因为每个人的文化程度、背景、经验等等都大不相同,也许你知道的事情,别人一无所知,这个时候就很考验你的表达能力了。如何在假定对方完全不知情的情况下,把事情说明白。因为我在读研的时候,受到过导师的大量训练(用PPT讲自己的研究给别人听,让别人找漏洞),所以在实际工作中这方面的经验比没经过训练的人要好一点。

同时,在跟人讲诉的时候,要注意观察对方的表情和动作,来揣测对方的理解程度,假如对方很容易理解可以适当讲得深一点,不理解的话,多运用比喻来简化事情。

所谓的大概理解和不提问,大概率是没有理解和没明白。


充分理解对方的期望值

这个技巧非常非常重要,假如你无法理解对方的期望值,在含糊不清的情况下去做事,那么我们大概率会偏离方向,哪怕做的很辛苦、很认真,在别人看来可能也是无用功。

那如何更有效地理解对方的期望值呢?

  1. 询问这件事的背景和目的(非常重要)
  2. 具体的工作成果目标
  3. 质量要求
  4. 优先顺序和紧急程度

以上四点非常重要,因为有时候交代你事情的人大概率没讲清楚,而我们又无端揣测,只会加大事情的偏离程度(对于有过经验或者共事很久形成默契的人,有时候可以免去)。

基于这个理解这个期望值的基础上,我们再做一些超乎对方期待的事情,那么评价往往会很高。另外,要注意的是,当我们现阶段的能力无法达到对方的期望值的时候,应该坦诚跟对方沟通,让对方做出调整,而不是傻傻地答应下来,这样在后期很容易出现问题。也就是不轻易承诺,一旦承诺就超乎对方的期待。


思考技巧

这一章讲思考方法,可以说人与人之间拉开差距的地方往往思维方式,因此非常重要。


思考方式

也就是做一件事前,先大致计划下这件事,而不是一上来就一股脑的去做。把这种计划跟上司探讨,达成共识,再针对性地落实。


熟练运用逻辑树

逻辑树是非常实用的技能,可以说贯穿着我们的一生。主要有四个好处:

  1. 受用一生
  2. 可以俯瞰问题的全貌(知道主干在哪里,分支在哪里,能明确优先级)
    • 就好比人的一生,对于我们而言什么是最重要的?是金钱?是时间?是健康?是家庭?
  3. 学会放弃(在分清主干的基础上,有意识地放弃那些分支的。比如认为健康更重要,那么就不会玩命地工作,而是有意识地保持某种平衡)
  4. 加快做决定的速度(知道什么是重要,什么是不重要的,那么决定就很好做了)

至于如何运用逻辑树,可以用MECE,具体就不多讲了。

用逻辑树进行减肥课题分析

要熟练掌握逻辑树,可以在日常中把自己碰到的事情进行分析,然后找一个比我们熟练的人获取反馈,久而久之,我们的逻辑能力就会变好很多。


云-雨-伞

“天上出现乌云,眼看就要下雨,带上伞比较好。“

云雨伞指的对事实(天上出现乌云)、分析(眼看就要下雨)和行动三者(带上伞比较好)的比喻。

这个在现实生活的反面教材非常常见,比如,

  1. 只说“云“:仅仅把信息传达给上司,而没有对“云”进行分析
  2. 不说“雨”:没有分析依据,只提交行动计划
  3. 混淆“云”, “雨”, “伞”:把别人的意见或者分析当成自己的,主观加上去

假设性思考

假设性思考在生活和工作中非常常用,就是先大致思考下问题的原因可能是哪几个,然后去做研究调查。比如,

我们在检查网站出现问题的时候,可以先用逻辑树进行分析,假设下可能的几个原因:

  1. 服务器端的问题
  2. 程序本身的问题(前后端)
  3. 数据库问题
  4. 其它问题

先假设是服务器端的问题(服务器端的问题又可以衍生出几个原因),然后我们就试着删删减减/重启等等,看看有没有变化,去观察得到反馈,这样依次尝试一遍。这样做的好处是,处理问题更加全面,而不是东打西打,没有方向性,而且等到下一次碰到类似问题的时候,处理速度就会变快很多,也就是所谓的经验。

再比如开发信没有回复怎么办?

我们可以假设几个原因:

  1. 邮件没到对方收件箱(进垃圾箱或者被邮件服务器拦截)
  2. 邮件到了对方收件箱,但是对方没打开(发的时间点不凑巧,对方很忙等等)
  3. 对方打开了,没有兴趣(不是关键人,内容不感兴趣等等)
  4. 对方打开了,有兴趣,但忘记回复

假设1的情况,我们可以测试下自己邮箱的信誉度,用同事或者其它邮箱(模拟客户的邮箱)进行测试是否有以上问题。其它问题也是以此类推,随着时间的累积,我们下一次再处理类似的情况时候会大大地提升速度。

还有我们平常也会注意到有些人在出现问题的时候,决策速度很快而且精准,这背后的原因可能是他/她已经提前预判了问题的到来,就是在他/她做那件事之前,已经在脑海中假设了可能会发生的问题,所以当问题来临的时候,出手非常快。

假设验证反馈


有主见地汲取信息

就是不要单纯地追求信息量,而不对信息进行思考分析,也就是没有独立思考的能力。当我们接收到信息的时候,无论这个信息是否来自权威还是其它地方,在脑子应该形成一个判断,尽管这个判断受到我们自身能力经验的束缚也许是错的,但我们还是要主动地去分析,而不是被动汲取,久而久之,我们会形成一个敏锐的思考能力。


探求问题的本质

当我几年后重读这一章的时候,觉得这个太有道理了。尤其是我们身处在一个信息嘈杂的年代,我们经常会忘乎所以,分不清本质是什么,什么是重要的,什么是不重要的,什么是我们应该坚守的,什么是我们应该克制,这就很考验我们探求问题本质的能力。

就像《教父》里面的那句经典台词:

The man who sees the essence in one second naturally possess the different fate with the spend half his life yet not seeing the essence of a thing.

那位一秒钟就能看清事物本质的人,自然与那些花费了半辈子却依然看不清事物本质的人拥有不同的命运

《教父》

不过这种能力不是短时间就能获得的,前提是我们要有好奇心,对世界的好奇,对人性的好奇,对自然的好奇,然后不断地提问,向自己提问,向他人提问,一直提问到接近本质的那个答案。

我们阅读的本质目的是什么?

我们写作的本质目的是什么?


材料制作技能

会议记录

这个比较简单,就是我们在做会议记录的时候,应该记录:

  1. 已决定的问题
  2. 未决定的事项
  3. 需要确认的事项
  4. 下次会议前的准备

PPT制作方法

这一章我蛮有心得的,因为我记得刚到日本的时候,自己做的PPT一塌糊涂(排版、逻辑表达等等),然后被老师和身边的人一通修改,到了毕业的时候,我已经能做出一份颇有逻辑、简洁明了的PPT资料了。在工作中做述职报告的时候,让公司的人属实吃惊了一下。

主要有以下核心几点:

  1. 简洁:一页说明一个问题(很多人把PPT用成了word的效果,一页一堆文字密密麻麻,对于听众而言极其痛苦,抓不到要点)
  2. 基本结构(数据+分析+意见):也就是在陈述的时候运用“云雨伞”,这样看起来逻辑清晰,对于听众而言也容易理解
  3. 制作空包:先整体把PPT的框架搭出来,然后慢慢地往里面填东西,这样做的速度会非常快,就跟我们写作文一样,先打个腹稿,而不是想到哪写到哪。其实也就是所谓的养成“以终为始”的习惯。

检阅阅读法

就是你在阅读一本书,明确你想从书中得到什么。比如你想知道营销的目的是是什么,那你就直接看跟营销目的相关的,这样有选择地阅读就会大大地提高我们的效率,也能容易抓住重点,而不是漫无目的地阅读(当然,你的目的就是消遣,也未尝不可)。


其它

其它都是一些老生常谈的话题,就不多讲了。 比如抓重点,项目规划管理。


商业精神

创造价值

要深刻理解这个话题,我觉得不是件容易的事情,虽然人人都在说为对方提供价值,但是有几个人设身处地地去想、去做,这个前提条件是你的内心拥有这样的愿景和深刻理解。

只要客户不认为“有价值”,你无论多么努力,也只是自我满足而已。

《靠谱:顶级咨询师教你的工作基本功》P.152

不发言,不开会

我在好奇心这篇文章中提到自己的曾经在开早会的时候当了回显眼包发言了,就是因为前一天晚上看到这章导致的(笑)。

其实开会这些都要很多成本的,每个人的时间成本,运营成本,假如只听领导在上面说,底下没有形成有效的讨论,这种会议其实本身就是浪费时间,走走过场,与整体而言是极大不利,久而久之内部会形成一种不好的风气。当然,这需要领导者的一些开明,引导整体的气氛正常进行下去。


牢记“时间就是金钱”

这句话恐怕只有经过大量实践的人才能体会其中的深意,年轻的时候总觉得自己有很多时间可以挥霍,仿佛时间并不是很值钱,但其实时间相当宝贵,可以说是世界上最珍贵的东西之一,我们把时间花费在什么样的地方,决定了我们将来会成为什么样的人。这也是我为什么执行时间统计的原因,把珍贵的时间花在我在乎的事与人身上。


速度质量两不误

  1. 先内容再形式
  2. 先不要追求完美,先完成
  3. 花少量时间定大致方向,与上司确认工作方向是否有误

这三点对于我而言,深有感触。我以前做PPT总是过于追求好看,其实内容应该是第一位的,其次才是形式。另外,完美主义的想法让我停滞不前,耗时耗力。


学会承诺

不要对努力程度本身而承诺。

不要对自家公司的领导而承诺,要为了工作成果而承诺。

要为了自己所贡献的对象而承诺。

以上的三句话,值得反复读几遍,哈哈。尤其是那句要为了工作成果而承诺,而不是为了你的领导。


拜师学艺

这也是我这两年内学到非常重要的一个东西,专业的事情请教专业的人,不要自己瞎折腾,耗时耗力。你的老师水平往往会决定你能走的多远,找出那些特别出色的人,观察模仿他们,再次基础上进行再创新。我的书法老师经常告诉我,要去模仿唐代大书法家的真迹,而不是现人的一些花拳绣腿,先入古,再模仿对方的形态,最后再创造。好比是书中谈到的日本茶道或者武士道的“守破离”的思想:

  1. :完全模仿师傅的一举一动
  2. :找到和师傅所传授的不同方法,拓宽范围
  3. :超越师傅所传授的方法,孕育出独有的技法


发挥追随能力

就是为了支持上司的提议,要动员自己周围的人。我记得之前在研究室的时候,我一开始不敢提问题,但是快毕业的时候,我已经很喜欢提问了。每当开研讨会的时候,研究室的人各自听完报告的时候都会陷入沉寂,这个时候,老师会四顾张望,然后下意识地把头转向我这边,我一下子心领神会,哈哈。当我们率先打破僵局的时候,周边的人往往会被我们带动起来,这个时候整体的氛围自然而然的好起来了。


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