《外贸开发信》之送达率


前言

前段时间写了一篇关于开发信的文章,感觉意犹未尽,想更加系统全面地讲讲我对开发信的整体理解(有形+无形)。

因为我知道,在书写记录的时候,会产生很多新的想法,从而加强了我对事物的理解,这是我所期待的。

至于好坏对错,见仁见智。


概率统计

我觉得我们做某件事能否成功,都是有其概率的。

P.S. 如何定义成功,就跟个人的价值取向有关。有人觉得赚到很多钱就觉得很成功;有人觉得一生安逸就是成功;有人觉得实现了自我便是成功。各取所需,好坏自知便好。只要不伤天害理,无需非要争个高低贵贱出来。

对于那些无法控制的(自然灾害、大环境、他人的评价等等)我们没办法改变,我们所能做的是控制那些可控的(自身的心态、做事的方法、投入的时间、避免重蹈覆辙等等),从而增加成功的概率。

在我的认知里,运气本质上也是一种概率。即便是Chat GPT得出的答案,我理解的也是通过统计分析得出的高概率正确的答案。

我是个理科生,喜欢用数据说话,从概率统计的角度去分析问题。


邮件送达率

假如我们发开发信想让客户回复,从而继续接下来的对话,甚至到更深入的订单谈判环节。

我觉得这个最大的前提是我们的开发信要送到对方的邮箱,继而让对方看到,然后才有可能让对方回复,这一系列的步骤都涉及到一定的概率,提高每个步骤的成功率(转化率)变得尤为重要。

如果我们现在把发开发信这件事的成功定义为:客户回复我们邮件。

那么我们所能做的以及应该控制的第一件事就是要提高邮件的送达率。

送达率低会导致:

  1. 邮件无法到达对方邮箱,那么对方看到的概率为0
  2. 邮件到达对方垃圾邮箱,对方可能也会看到,但是看到的概率很低

所以,为了最大限度地提高对方看到邮件的概率,我们应该先把最大限度(99.9%)地把我们辛辛苦苦写的邮件送到对方的重点收件箱里,提高这方面成功的概率。

接下来按照我的理解,从技术的层面和内容的层面去提高这方面的送达率。


如何提高送达率

提到如何提高送达率之前,我们先想下,什么邮件送达率呢?

所谓的邮件送达率是指:

发送的电子邮件成功投递到收件人收件箱的百分比

我们可以从这句话中看出有三个因素(变量)主导:

  1. 发送者的电子邮箱
  2. 发送的电子邮件
  3. 接收者的电子邮箱

MECE进行分类就是:

  1. 邮箱
    • 发送者的邮箱情况
    • 接收者的邮箱情况
  2. 邮件
    • 发送者的邮件情况

用一个通俗的比喻来讲,我们把发送邮件到达对方重点收件箱这个行为,当成我们背着包通过飞机机场安检。

  1. 发送者的邮箱情况 → 我们的自身情况(有无犯罪记录、身份证信息等等,总之要让对方相信我们是可靠的)
  2. 接受者的邮箱情况 → 飞机机场安检情况(审查的严格情况、对方是否存在等等)
  3. 发送者的邮件情况 → 包(是否有违禁、可疑物品)

所以,从理论上讲,我们抓住这三个核心的地方,就能针对性地提高送达率了。

发送者邮箱情况

选择什么样的邮箱发?

在解决邮箱情况之前,我们选择用什么样的邮箱发?是用hotmail、qq、还是gmail呢。

针对这个问题,当我们无法判断的时候,可以试着进行逆向思考。

我们是向谁发邮件?我们的客户群体主要是用什么样的邮箱呢?

就比如你用了阿里的企业邮箱向谷歌的企业邮箱发邮件,虽然都是企业邮箱,但是两者的内部机制是不一样的,会增加沟通和运营上的成本。即便是公司内部的跨部门协作,都会大大增加沟通和运营成本。因为是两种不同的机制在运行。

这样一想,就能明白我们应该用什么样的邮箱了。

我们的主流客户群体用什么邮箱,我们就用什么邮箱。

个人邮箱 VS 企业邮箱

针对这个问题,我们可以先考虑我们发邮件的本质目的是什么,想要达到什么样的效果?如果有很多大批量的个人邮箱,采用打完就跑的策略,那也未尝不可。但,从个人经验角度出发,企业邮箱的可操作性和信誉度要远远高于个人邮箱。

就好比你穿着休闲的服装过安检,和穿着笔直西装革履过安检,给人的感觉完全不一样。

无论是提高送达率还是接收者的第一印象出发,企业邮箱都有个人邮箱无法比拟的优势。

P.S. 我个人推荐谷歌企业邮箱,因为它在全球范围内的份额都是最大。如果我们的开发对象是全球市场,那么从概率的角度讲,也应该用谷歌企业邮箱。

如何提高邮箱方面的送达率

  1. 信誉与历史记录
    • 信誉:邮件服务商会对发送者的通过它的历史行为,进行一个信誉度的评估。有点类似于我们支付宝的花呗信任积分,倘若我们经常消费,又及时还款。长此以往,系统会给你一个很高的信誉度,你有了高信誉度,对方的邮件服务商对你的戒备心自然少了许多。
    • 历史记录:发件邮箱过去的投递情况,用户投诉等等,其实也算是信誉的一部分
  2. IP地址与黑名单情况
    • 我们的发送IP是否被列入垃圾邮件黑名单,如果我们用那些信誉度很差的IP地址发邮件,会增加被对方邮箱服务器拦截的概率。比如那些被滥用的VPN地址,所有尽量选择固定的IP地址去发邮件
    • 检查自己的地址是否被列入第三方的垃圾邮件黑名单
  3. 域名和域名基本配置
    • 域名
      • 用.com这种认可度比较高的顶级域名,不要用其它奇奇怪怪的域名
      • 域名的时间越长,有利于提高信誉度
      • 确认域名不要进入黑名单
    • 域名的基本配置(想象成是保证邮件安全的三把锁)
      • SPF(Sender Policy Framework)
        • SPF好比是给你的邮件贴上“我是真的我”标签,让邮件服务商知道是真的你在发邮件,而不是假冒的你发邮件
      • DMKI(DomainKeys Identified Mail)
        • DMKI类似我们古代的seal,封蜡密封,保证信的内容没有被串改过
      • DMARC(Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)
        • 类似防伪图标,用来保证发件人的域名没有被滥用

针对1,可以通过市面上一些常见的email warm up服务实现。不知道怎么做的时候,可以谷歌输入关键词就能轻松找到一大堆这样的服务软件,遇事不决问谷歌或者GPT。比如搜索:

email warmup service

针对2,用自己固定的电脑ip或者买可以固定ip地址的VPN就可以实现。同理,想要知道自己的ip地址是否被列入黑名单,可以通过市面上的工具实现。比如搜索:

IP Blacklist Check

针对3,可以在域名管理的地方设置那三把锁,比如谷歌企业邮箱的话,有官方文档可以查看:

  1. SPF:https://support.google.com/a/answer/10684623?hl=en
  2. DMKI:https://support.google.com/a/answer/180504?hl=en
  3. DMARC:https://support.google.com/a/answer/2466563?hl=en

域名和邮件服务商的区别是什么?

域名:在互联网上的身份标识,比如www.company.com中的company.com就是顶级域名,我们的公共邮箱可以设置成info@company.com。我们要购买域名可以去那些专门卖域名的平台,比如阿里、谷歌、GoDaddy等等

邮件服务商:是一个平台,可以提供发送和接收邮件的平台。比如阿里的邮件服务商,谷歌的邮件服务商。

域名和邮件服务商的组合让我们可以通过以info@company.com的形式进行收发邮件。域名服务商和邮件服务商有时候会是同一家公司(比如阿里、谷歌),这样的好处是在一些配置操作上简单、顺滑,毕竟是同家公司,比不同公司的沟通协作要简单许多。

对方邮箱情况

针对对方设置的一些安全拦截规则,我们是无法控制的。但我们可以控制的是,通过一些软件/服务去检测对方的邮箱地址是否存在,从而提高我们发送成功的概率。毕竟还是存在我们的收件人地址不存在或者其他情况。比如,谷歌搜索:

Email Validation Service

这样就能在一定程度上避免我们不是在对一个不存在的邮箱做无用功,也避免对方的退信导致我们的邮箱信誉度降低。

邮件内容和合规性

  1. 邮件内容
    • 避免垃圾邮件触发词汇,这些可以通过市面上的一些工具检测
    • 第一封少链接、少图片,尽量纯文字
    • 其它一些老生常谈的内容(比如个性化、清晰的主题等等)
  2. 合规性:
    • 提供退订选项
    • 避免过于频繁的发送,设置时间间隔

总结

只要我们处理好:

  1. 发件人邮箱情况(非常重要)
  2. 收件人邮箱情况
  3. 发件人邮件情况

以上的几个情况,我们的送达率会在可控范围内最大限度地提高,其它都是一些边边角角的问题。


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